企業(yè)檔案作為研發(fā)，生產(chǎn)，經(jīng)營，管理等活動的原始記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的載體和證據(jù)，是研發(fā)，生產(chǎn)，經(jīng)營和管理的不可或缺的基礎(chǔ)。 在企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)，生產(chǎn)和銷售以及提高效率，開放市場和降低成本方面，企業(yè)檔案的作用是不可替代的。

過去一直使用增加辦公人員和辦公費用來解決傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)濟效益，致使管理成本大幅上漲。而檔案數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數(shù)字化加工包括：前期檢查、整理、排序、雙機校錄、掃描、制作、質(zhì)檢、目錄的核對、目錄打印、完善、雙層PDF制作、檔案裝訂、數(shù)據(jù)掛接、備份等。